Como calcular folha de pagamento?

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Como calcular folha de pagamento?

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Saber como calcular folha de pagamento é extremamente importante. Em uma empresa por exemplo, um pequeno erro pode gerar grandes transtornos, tanto para o colaborador quanto para a empresa.

Por isso, é muito importante que o profissional de Recursos Humanos conheça todos os itens considerados no cálculo da folha e também estar sempre atualizado sobre as mudanças das leis trabalhistas.

Por isso, separamos neste texto o que é considerado no momento da elaboração de uma folha de pagamento e como otimizar esse processo. Mas primeiro, veremos o que é a folha de pagamento;

O que é a Folha de Pagamento?

como calcular folha de pagamento

Folha de pagamento é o nome dado a uma lista da remuneração paga aos trabalhadores de uma instituição, ou ainda do conjunto de procedimentos trabalhistas efetuado pela empresa para fazer o pagamento ao empregado. É também conhecido como holerite.

No Brasil, a preparação da folha de pagamento é uma obrigação da empresa, conforme previsto no artigo 225 do Decreto 3048/1999. Nos incisos I e II estão detalhados os passos de como fazer uma folha de pagamento que atenda a todas as normas previstas na legislação.

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

Como calcular folha de pagamento?

Primeiramente, deve-se apurar a remuneração bruta, pois essa é a base de INSS, FGTS e salário-família. Então, aplica-se as porcentagens de Fundo de Garantia e contribuição à Previdência Social, verificando a ocorrência (ou não) de salário-família e IRRF.

Caso ocorra, o abono é somado aos vencimentos após se descontar o valor de INSS. Por não ser de direito, pode ocorrer IRRF. Neste caso, basta aplicar a alíquota da faixa na qual a base de cálculo se encaixa com a dedução por dependentes, se existirem. No caso de serem concedidos benefícios de refeição e transporte, os descontos apurados são feitos após todos esses cálculos.

Para o trabalhador, deve ser informado tanto o valor bruto (sem descontos) quanto o valor líquido (com descontos). O recebimento do histórico dessas informações é um direito do trabalhador e, aos olhos da contabilidade, tem função essencial para qualquer empresa.

Dicas para você calcular folha de pagamento

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Com tantos itens para serem observados, você já deve ter percebido uma coisa: essa não é uma tarefa simples ou que possa ser delegada para qualquer um. Dessa forma, se os seus conhecimentos sobre o assunto forem limitados, busque a orientação de profissionais de Contabilidade, para não cometer erros. Aqui vai algumas das nossas dicas:

1 - Escolha um sistema

Para começar, muitas empresas montam planilhas simples no próprio Excel. Essa opção é melhor do que nada, mas com o passar do tempo e o aumento no volume de dados você verá que a situação ficará insustentável. Para não perder tempo, o melhor a se fazer é recorrer a softwares específicos de gestão de informações contábeis e financeiras.

Isso fará com que a sua empresa ganhe tempo, não sendo necessário dispender longas horas do dia com o preenchimento manual de dados. Ainda melhor, sobrará mais tempo para analisar relatórios e projetar os próximos passos para o seu negócio. Portanto, considere esse alternativa como uma das suas prioridades se o objetivo for crescer.

2 - Atualize os dados dos colaboradores

Alimente a planilha, ou o software, com as informações dos colaboradores, inserindo dados como nome completo, endereço, cargo que ocupa, salário líquido, horas extras, desconto de benefícios (vale transporte, ticket alimentação/refeição, plano de saúde, entre outros).

Personalize-a de uma forma que atenda com precisão a todas as necessidades da sua empresa. Fique atento ainda às exigências mais recentes requeridas com a implantação do eSocial. Certifique-se, portanto, que o seu software estará sempre atualizado.

3 - Separe o salário bruto do líquido

Já mencionamos muitos detalhes sobre isso no início do artigo. O salário líquido é o valor do salário bruto menos os descontos do INSS e o IR. Caso esteja utilizando o Excel, crie uma fórmula para facilitar o cálculo — ou utilize a função SE. A empresa precisa saber claramente o que deve pagar de contribuição (impostos) e o que deve ser pago ao funcionário.

Verifique a porcentagem do desconto do INSS de acordo com a faixa salarial, pois ela pode variar. Seja criterioso e atento aos centavos. A utilização de um software específico para geração de folhas de pagamento é a melhor maneira de obter resultados mais rápidos e minimizar erros.

4 - Compute as horas trabalhadas

Pode ser que em um determinado mês o salário de um colaborador tenha alguma diferença devido às horas trabalhadas. Independentemente da sua empresa adotar o pagamento de horas extras em períodos específicos ou utilizar o banco de horas, o cálculo deve sempre estar previsto.

Faça uma fórmula para calcular essas horas e saber o valor do salário a ser creditado. Em caso de não utilização do banco de horas, o empregador terá a obrigação de quitar os valores pendentes junto aos empregados.

5 - Cheque informações relevantes

O cartão de ponto deve ser verificado constantemente, pois ele influencia diretamente nas informações a serem alimentadas na folha de pagamento, informando sobre faltas, atrasos, horas extras realizadas, entre outras. Para facilitar faça um checklist de todas as informações que devem ser confirmadas a respeito de um funcionário.

Ele tem descontos de plano de saúde? Ganhou uma promoção recentemente? Está perto de se aposentar? Lembre-se que até para calcular o desconto dos benefícios existe um percentual a ser aplicado. O desconto do vale transporte não pode ultrapassar a 6% do salário bruto, por exemplo.

Conclusão

Como vimos, a folha de pagamento é uma obrigação fiscal de qualquer empresa. Entretanto, muito mais do que apenas uma obrigação, fazer esse documento da melhor forma faz com que sua empresa tenha um bom controle dos custos dos funcionários.

Por isso é importante fazê-la em dia, respeitando os prazos e com o auxílio de boas ferramentas. Para que sua empresa não tenha nenhum atrito com os colaboradores nem com a justiça trabalhista.

Esperamos que este artigo tenha te ajudado a saber como calcular folha de pagamento ou pelo menos ter te dado um caminho a seguir. Agora se preferir, você pode contar com a nossa ajuda. A Huerta Contabilidade trabalha com todos os processos do Departamento Pessoal, como;

  • Processos de admissão e demissão
  • Fluxo de documentação, homologação e acompanhamento
  • Rotinas de Folha de pagamento e férias
  • Certidão de regularidade previdenciária
  • Simulação de gastos com empregados
  • Previsão de gastos analíticos
  • Consultoria nas obrigações sociais e encargos competentes

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