O que é certificado digital? Para que serve? O certificado digital é uma assinatura eletrônica que comprova a autenticidade de documentos emitidos ou transações realizadas, tanto por pessoas físicas como também por pessoas jurídicas.

Seu uso é obrigatório para acesso a alguns sites e plataformas do governo e principalmente para a emissão de documentos e notas fiscais. Na prática, o certificado digital é uma versão eletrônica da assinatura dos representantes legais de uma empresa ou de uma pessoa física.

Vale destacar, que as transações eletrônicas realizadas por intermédio de um certificado digital possuem a mesma validade legal, que as transações autenticadas via assinatura de próprio punho.

Quem precisa de certificado digital?

Na prática, todas as empresas precisam de um certificado digital, afinal, esse é o mecanismo utilizado e aceito pelos órgãos públicos como forma de verificação de autenticidade, seja para consulta ou transmissão de informações.

Vale destacar, que algumas pessoas físicas, como advogados e contadores, também necessitam do documento para o exercício das suas funções e acessos a sistemas específicos.

Confira alguns tipos de transações e procedimentos que dependem do certificado digital:

E-Social

O e-social é um sistema desenvolvido pelo Governo Federal que tem por objetivo o recebimento de diversas informações sobre empregadores e funcionários.

De acordo com o governo, o e-social deve substituir ao menos, o envio das seguintes obrigatoriedades:

• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Declaração do imposto de renda retido na fonte (DIRF);
• Sistema de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).

Dentre as informações enviadas que precisam ser obrigatoriamente enviadas ao esocial, pelas empresas, podemos citar:

• Admissão de funcionários;
• Demissão de funcionários;
• Concessão de férias e outros afastamentos;
• Folha de pagamento;
• Dentre outros.

Emissão de notas fiscais eletrônicas: Com o avanço da tecnologia, as notas fiscais no modelo eletrônico substituíram as antigas notas e documentos fiscais em papel.

No entanto, com o implemento das notas fiscais eletrônicas, era preciso pensar em uma forma de garantir a autenticidade da emissão das notas fiscais.

Logo, o certificado digital foi a alternativa encontrada, sendo atualmente indispensável para empresas que precisam emitir documentos fiscais.

E-CAC

O E-CAC é o centro virtual de atendimento da Receita Federal, através desse sistema, as empresas podem consultar diversas informações, imprimir documentos e realizar solicitações ao fisco.

Devido a necessidade de autenticidade e segurança das informações presentes no e-cac, o seu uso por parte das empresas também depende do certificado digital.

Envio de obrigações fiscais

A legislação tributária brasileira prevê que as empresas devem enviar uma série de obrigações legais acessórias ao fisco, muitas delas mensais, enquanto outras anuais.

Um exemplo de obrigação acessória, é o SPED - Sistema Público de Escrituração Digital, plataforma destinada ao envio de informações fiscais e contábeis ao fisco.

Vale destacar, que mais uma vez, o certificado digital surge como ferramenta de segurança e autenticidade indispensável para o envio desse tipo de obrigatoriedade.

Transações jurídicas

No meio jurídico, o certificado digital permite que advogados possam assinar e transmitir petições, pareceres, procurações e contratos para envio ao judiciário e a outros órgãos públicos.

Por sua vez, o certificado digital surge também, como uma ferramenta que possibilita o acesso e a consulta de trâmites processuais, tanto na justiça estadual, como também na justiça federal.

Quais são os tipos de certificados digitais?

Dentre os diferentes tipos de certificados existentes no mercado, os mais comuns são os certificados A1 e A3. Confira as principais diferenças entre eles:

Certificado Digital A1

• Instalado e armazenado diretamente no computador;
• Possui validade de um ano;
• Pode ser instalado em diversos computadores simultaneamente;
• Pode ser importado por softwares para emissão de notas fiscais;
• Permite a realização de backup do certificado;
• Maior agilidade na assinatura de documentos;
• Não requer instalação de leitoras externas.

Certificado Digital A3

• É armazenado em um token (dispositivo semelhante a um pen drive) ou em um smart card (cartão inteligente);
• Podem ter validade de um, dois ou três anos;
• No caso do cartão inteligente, é necessário utilizar uma leitora externa;
• Pode ser levado para qualquer lugar;
• É inviolável e suas informações não podem ser extraídas;
• Não permite a instalação no computador;
• Seu uso depende da sua conexão com a porta USB do computador.

Quais são os documentos necessários para fazer um certificado digital?

Para garantia da segurança e autenticidade das transações realizadas através de um certificado digital, diversos documentos são exigidos para se fazer um certificado, confira:

Documentos da empresa

• Contrato Social ou outro documento de constituição empresarial de mesmo valor;
• Cartão do CNPJ;

Documentos do representante legal

• Documento de identificação com foto, dentro do prazo de validade;
• CPF;
• Comprovante de residência emitido em no máximo 3 meses e em nome do titular.

Como fazer um certificado digital?

Com todos os documentos em mãos, o representante legal da empresa ou pessoa física interessada em obter um certificado digital, deve agendar um horário em uma agência certificadora.

As agências certificadoras são empresas homologadas e autorizadas pelo Governo Federal para a emissão de certificados digitais com validade jurídica.

Após agendar um horário e no horário agendado, será necessário se dirigir pessoalmente até a empresa certificadora.

Por sua vez, a certificadora deverá conferir os documentos apresentados, coletar assinaturas e também as digitais do interessado em adquirir um certificado digital, seja ele destinado a pessoa física ou jurídica.

Em seguida, o solicitante deverá escolher o tipo de certificado desejado e criar uma senha de segurança para o mesmo.

Na maioria dos casos, o certificado é emitido na hora e já com validade jurídica para a emissão de documentos legais e a transmissão de informações aos diferentes órgãos governamentais.

Quanto custa um certificado digital?

Em média, o custo para fazer um certificado digital varia entre R$ 150,00 e R$ 500,00.

Dentre os fatores que podem influenciar no preço de um certificado digital, podemos destacar:

• A agência certificadora emissora;
• A validade do certificado digital;
• O tipo do certificado (A1 ou A3).

Em geral, apesar de mais caro, os certificados do tipo A3 são mais econômicos, levando em consideração a sua maior validade.

Por outro lado, os certificados do tipo A1, demonstram-se mais rápidos para a transmissão das informações, além de permitir o seu uso em diversos computadores ao mesmo tempo.

Portanto, na hora de escolher o tipo do seu certificado, não leva em consideração apenas o seu custo, mas também outros fatores, como agilidade e possibilidade de uso em diferentes computadores de forma simultânea.

Por fim, agora que você conhece praticamente tudo a respeito dos certificados digitais, não deixe de salvar o blog da Huerta Contábil nos seus favoritos.